FlexiArkiv

Elektronisk Arkivering af alle dokumenter Nemt, Hurtigt og Billigt
Med Flexi Arkiv får virksomheden nye muligheder for effektivt at arkivere og dele dokumenter både internt i virksomheden og med omverdenen. Dokumenterne overføres let til arkivet, uanset om de scannes, modtages elektronisk eller produceres i virksomheden.

Alle dokumenttyper kan arkiveres, f. eks:

• Dagens post, breve og sager
• Leverandørfakturaer
• Fakturaer og øvrige salgsdokumenter
• Kontrakter
• Telefax'er
• Formularer
• e-mails
• Office-dokumenter
• Tegninger
• Video

Hvorfor anvende et arkivsystem?
Hvor tit har vi ikke brug for adgang til informationer som ikke umiddelbart er tilgængelige? Et brev til en kunde som findes på en andens PC, en kontrakt som opbevares i en mappe et sted, en faktura som kun findes i bogholderiet?. For slet ikke at nævne e-mails.

Masser af oplysninger er tilgængelige i virksomhedens ERP-systemer, men en stor del af øvrige informationer findes opbevaret decentralt på et utal af lokationer. Selv elektronisk information er ofte ikke tilgængelig: Hvad hedder dokumentet? Hvor er det gemt? Osv.. Hvorfor ikke etablere central adgang til alle dokumenter?

Med FlexiArkiv bliver alle dokumenter tilgængelige for de relevante medarbejdere, kunder eller andre, på sekunder. Det bliver overflødigt at fremtage, udlåne og kopiere papirdokumenter, der bliver ingen 'rejser' til fjernarkivet, og hyldemeter efter hyldemeter bliver frie og kvadratmeter kan spares.

Nem arkivering
En almindelig indvending er, at tidskrævende indeksering er nødvendig for at arkivere de ønskede dokumenter. Med FlexiArkiv kan denne proces foretages automatisk for de fleste dokumenters vedkommende og kostbar tid kan spares.

Fritekstsøgning
Fritekstsøgning er løsningen. Alt indhold i dokumenterne lagres som original-dokumenter samt som søgetekst. Der kan således søges på alle ord i dokumentet. Ønskes der søgning på informationer som ikke er indeholdt i selve dokumentet, kan der let oprettes et ubegrænset antal indeksfelter.

Bedre service
Ofte besvares henvendelser fra kunder af 'midlertidigt' personale. Det er derfor vigtigt, at alle relevante oplysninger er meget let tilgængelige. Med FlexiArkiv opnås nem og effektiv søgning efter alle relevante oplysninger, f.eks. seneste korrespondance, kontrakter eller lignende hvilket giver grundlag for høj service i kundebetjeningen.

Via Internet
Adgang til arkivet gives via Internettet og en browser. Der skal således ikke installeres og vedligeholdes programmer hos den enkelte bruger. Brugeren får adgang til at søge i relevante arkiver, udskrive dokumenter, sende dem via e-mail samt til at konvertere dokumenter til andre formater.

Dokumentkonvertering og effektiv redigering
Et scannet dokument (f.eks. Tiff eller JPEG) kan konverteres til et andet format, f.eks. til Word eller Excel. Dette giver en enestående mulighed for at videreredigere dokumenter som egentlig ikke er beregnet herfor. F.eks. oversættelse af en brochure som kun findes i PDF format.

Dokumenter kan også konverteres til: PowerPoint, PDF, XML, html, database eller ASCII tekst og andre dokumentformater efter opgave.

Hurtig indgang og hurtig adgang
Arkivet er klar til at modtage dokumenter 24/7. Dokumenterne anbringes i foruddefinerede foldere og importeres og indekseres, helt eller delvis automatisk. Det er nemt at oprette nye arkiver med valgfri søgekriterier.

Postlister og Journaler
Anvendes postlister eller journallister,dannes disse enkelt og kan f. eks. umiddelbart publiceres på en internetside.

Sikkerhed
Med adgang til virksomhedens dokumenter fra én indgang, stiller naturligvis store krav til adgangssikkerhed. Systemet indeholder således en effektiv administration af brugeres adgang defineret som enkeltpersoner eller grupper.

Reducer fysiske arkiver
I mange brancher hober papirerne sig op, nogle dokumenter skal gemmes i 5 år, nogle i 20 og i visse tilfælde f.eks. livsforsikring og medicinsk dokumentation, er kravet livstid.
Der kan således være tale om meget pladskrævende arkiver, som med stor fordel kan anvendes til noget andet.

Opbevaring af elektroniske dokumenter
Når dokumenterne opbevares elektronisk gives der mulighed for at overføre afsluttede sager m.v. til 'off-line'-medier. Afhængig af kravene til holdbarhed kan der anvendes CD eller DVD. Fælles for dem er, at de giver meget let adgang til historisk materiale og de frigør yderligere arkivplads.

Nem etablering/Hurtig besparelse
Systemet installeres nemt på virksomhedens server og er straks klar til brug.

Vi hjælper gerne med en plan for arkivering af de allerede eksisterende dokumenter samt hjælper med at opsætte automatiske rutiner for arkivering af nye dokumenter fra forskellige kilder f.eks. scanner, e-mails, egne og andres MS Office dokumenter, fakturaer og alle mulige andre fil-typer.

Kontakt os
Kontakt os og få mere information om Flexi Arkiv og vore øvrige løsninger til elektronisk dokumenthåndtering.

Se også en kundecase fra Struer Museum.